Overige objectenimportvoorziening

Instructies

Dit is een importvoorziening om gegevens in een Overige Objectenregistratie op te nemen. De volgende gegevens kunnen worden geïmporteerd:

1. Producten uit de SDU-catalogus van Deventer
2. Extra medewerkerinformatie uit het Smoelenboek van Deventer

De Overige Objectenregistratie wordt op ingeplande momenten gesynchroniseerd met de zoekindex voor KISS / PodiumD contact. Stem af met de beheerder van KISS / PodiumD contact, wanneer deze synchronisatie plaatsvindt, zodat dit niet gebeurt tijdens het gebruik van deze importvoorziening. Als de synchronisatie tijdens de import draait, kunnen er dingen misgaan in de zoekindex van KISS / PodiumD contact.

Om producten te importeren heb je het volgende nodig:

1. Een installatie van de Overige Objectenregistratie
2. Een API-sleutel voor de Overige Objectenregistratie
3. Een CSV-bestand met SDU Producten of met Medewerkerinformatie volgens de specificaties

Hoe kom ik aan een API-sleutel?

1. Navigeer in de beheerpagina van de Overige Objectenregistratie naar /admin/token/tokenauth/
2. Maak een token aan
3. Geef deze token lees- en schrijfrechten op het Objecttype van de SDG Kennisartikelen en/of Medewerker
4. Kopieer het token en plak het in het API-sleutel veld in het formulier

Aan welke specificaties moet het CSV-bestand voldoen?

Het CSV-bestand moet beginnen met een header-regel, het scheidingsteken moet puntkomma zijn en de volgende kolommen bevatten in de aangegeven volgorde (de kolomnamen zijn hoofdlettergevoelig):

Headers SDU Producten

1. Naam
2. Let op
3. Omschrijving
4. Aanpak
5. Voorwaarden
6. Contact
7. Termijn
8. Bezwaar en beroep
9. Kosten
10. Contacten
11. Baliememo
12. Trefwoorden

Headers Smoelenboek

1. Loginnaam
2. Telefoon1
3. Telefoon2
4. Functie
5. Trefwoorden
6. Vervanging

Nb. Er zijn een aantal velden die niet in de CSV voorkomen, maar wel verplicht een waarde moeten krijgen in de Overige Objectenregistratie. Ze krijgen een dummy waarde. Dit zijn gegevens die op dit moment niet gebruikt worden in KISS / PodiumD contact. Dit heeft dus geen enkele invloed op de verwerking en het verder gebruik van de geïmporteerde data. Met het oog op mogelijke toekomstige veranderingen vermelden we ze hier wel:
Uuid (id van het item)
Url (url van het item in de bron applicatie)
UpnUri (url van de bijbehorende product specificatie)
BeschikbareTalen (krijgt altijd de waarde nl)
Doelgroep (krijgt altijd de waarde "EuBurger")
OwmsEndDate (krijgt altijd een waarde ver in de toekomst)

Verwerking

De verwerking van een CSV-bestand verloopt volgens de volgende spelregels.

Het import bestand wordt eerst geanalyseerd. Als het niet het juiste structuur en inhoud heeft zal het niet worden verwerkt. U raakt dan geen eerder geïmporteerde gegevens kwijt.

Als het bestand wel verwerkt kan worden, dan worden bij een import van SDG Producten alle oude records verwijderd uit de Overige Objectenregistratie en worden de nieuwe records toegevoegd. Lees dus alleen een volledige export in. Bij een import van het Smoelenboek worden bestaande records alleen bijgewerkt (verrijkt) met extra informatie.

Periodiek wordt de zoekindex bijgewerkt, daarna zijn de nieuwe gegevens pas terug te zien in KISS / PodiumD contact. Hoe vaak dit gebeurt spreekt u af met de technisch beheerder van PodiumD. Wij adviseren dit een keer per nacht te laten plaatsvinden.

Als er onverhoopt toch iets mis gaat, of als u bijvoorbeeld een verkeerd bestand importeert, dan heeft u de gelegenheid dit te herstellen door een nieuw gecorrigeerd bestand te importeren voordat de zoekindex wordt bijgewerkt.